Parlare aiuta a chiarire molte cose

Posta pneumatica e telegrammi sono stati scalzati da intranet, scanner e tablet. Il contatto personale continua a fare la parte del leone.

21.08.2018
Testo: Claudia Langenegger; Foto: Michael Sieber
  • Franziska Stierli, della base di distribuzione di Berneck, preferisce di gran lunga una comunicazione verbale e diretta.

  • Il conducente Peter Liebi è sempre a disposizione dei suoi collaboratori per le domande sul nuovo tablet.

In passato, in ogni veicolo campeggiava un grosso raccoglitore in cui venivano conservate informazioni sul servizio di guida, liste di numeri telefonici e documenti di ogni genere. Oggi a bordo del veicolo, in formato cartaceo, si trovano solo moduli di sinistro e disposizioni di servizio sulla sicurezza.

E il resto? «È tutto sul tablet», spiega Peter Liebi (55 anni), indicando entusiasta il suo apparecchio. Ne conosce ogni minima funzione. Se non è in servizio con l’autopostale lungo le tortuose strade della regione di Längenberg, lavora nell’ufficio di Riggisberg (BE) nella centrale dell’imprenditore di AutoPostale Engeloch Reisen, dove si occupa di questioni amministrative.

Fino a poco tempo fa, appendeva sulla bacheca del garage piani di servizio, liste di numeri telefonici e aggiornamenti su cantieri in corso e deviazioni. Oggi invia anche queste informazioni ai suoi collaboratori via tablet; ad aprile di quest’anno, infatti, tutti i conducenti AutoPostale ne hanno ricevuto uno.

«Alcuni erano molto interessati, perfino entusiasti e si sono messi a provare da soli le varie funzioni. Per altri l’inizio è stato un po’ più difficoltoso», ricorda Peter Liebi. «Finora sono sempre stato in grado di dare una mano», afferma entusiasta. Si vede che lavora volentieri con i suoi collaboratori.

«La quantità di informazioni è aumentata drasticamente. Un tempo c’erano la carta e le e-mail, e nient’altro».

In questi 20 lunghi anni in cui ha lavorato per AutoPostale, molte cose sono cambiate in fatto di comunicazione interna. «La quantità di informazioni è aumentata in maniera incredibile», afferma il valligiano originario della Gürbe. «Un tempo c’erano la carta e le e-mail, nient’altro».

Offline ma sempre aggiornati

I tablet ricevono i contenuti non solo dai coordinatori locali, ma anche da quelli regionali e nazionali e, grazie al collegamento a internet disponibile nel garage di Riggisberg, le informazioni sono sempre attuali: quando i conducenti lasciano il garage con i mezzi, sono sempre aggiornatissimi.

Non bisogna poi dimenticare che i conducenti devono essere raggiungibili anche quando sono in giro. Sulle colline delle Prealpi, nei pressi di Schwarzenburg e nel Gantrisch, telefonare è pressoché impossibile per lunghi tratti: non c’è campo. I conducenti possono però comunicare tra loro attraverso la radio installata su ogni veicolo. «È più veloce che per telefono, è possibile raggiungere direttamente il conducente».

Molte informazioni interne viaggiano dunque via tablet, telefono, radio e bacheca. La cosa più importante è e resta il contatto personale, afferma Peter Liebi. «Perché la comunicazione interna funzioni bene, bisogna saper gestire al meglio le persone e raggiungerle con le informazioni di cui hanno bisogno».

Ovviamente è fantastico poter lavorare con le nuove tecnologie. «Il tablet è solo un aiuto e nient’altro», sottolinea però il conducente. «Non deve in alcun modo sostituire il contatto personale e la comunicazione diretta», afferma Peter Liebi con un sorriso.

Filo diretto

Franziska Stierli lavora come fattorina nella base di distribuzione di Berneck. Intervistata in merito agli strumenti tecnologici e ai canali della comunicazione interna, la sua risposta è concisa e precisa: «Da noi la maggior parte delle informazioni è fornita verbalmente». Prima che inizi la giornata lavorativa, verso le 6, si svolge il consueto briefing con i 16 colleghi. «Il responsabile team ci aggiorna sempre sul nostro lavoro», spiega l’addetta al recapito originaria di San Gallo. «In estate il briefing verte su come gestire la consegna dei pacchi in caso di assenze per ferie».

Le news del gruppo sono fornite verbalmente di mattina presto solo in casi eccezionali. «Ad esempio se succede qualcosa di particolare», precisa la dinamica 28enne. Da tre anni è impiegata presso PostLogistics e svolge con grande entusiasmo il lavoro di tutti i giorni. «Mi piace fare cose diverse e che ogni tanto si debbano mettere le ali ai piedi», afferma la giovane, che si rimbocca volentieri le maniche. «Ogni giro è diverso e poi mi piace viaggiare». Di solito, intorno alle 7 di mattina ha già caricato i pacchi sul furgone ed è pronta per iniziare il suo giro. Con lo scanner può telefonare e, da qualche tempo, può anche ricevere messaggi.

Sulla grossa bacheca nella sala pause sono appesi piani di servizio, variazioni che riguardano il giro, informazioni su campagne interne della Posta e notizie di vario genere. Sui grandi schermi scorrono notizie interne ed esterne. Chi desidera consultare online il piano di servizio lo può fare tramite l’applicazione PES installata sul proprio smartphone. «Ma non tutti sfruttano questa possibilità: da noi, infatti, non tutti hanno uno smartphone».
Alle riunioni mensili del team, Franziska Stierli viene a conoscenza delle novità del mondo Posta. «E questo è tutto!», afferma, giovane e scattante.

Meglio informazioni in più che in meno

La comunicazione nel suo team funziona bene, anche se alcune cose potrebbero essere migliorate. «Sarebbe bello se dall’alto fossimo informati meglio anche sulle altre unità», afferma l’addetta al recapito dei pacchi. Se ad esempio nella nostra regione viene chiuso un ufficio postale o se qualcosa sulla stampa agita gli animi. «Talvolta i clienti ne sanno più di noi», aggiunge Franziska Stierli. Per questo resta dell’opinione che sia «meglio saperne di più che di meno».

Le soluzioni collaudate funzionano sempre

Il postino Markus Peter apprende la maggior parte delle notizie interne dal giornale del personale. «In questo modo vengo a conoscenza di molte cose». Il resto lo legge negli avvisi affissi nel punto di recapito a Berna Bümpliz, dove ogni mattina, intorno alle 6, inizia il suo lavoro. Il team leader informa sulle ultime novità in occasione delle riunioni mensili del team. «Il flusso delle informazioni funziona bene e mi arrivano le informazioni necessarie», afferma il 34enne originario di Steffisburg. «Il nostro team leader è bravissimo in questo».

I piani di servizio su carta sono appesi in bacheca, ma anche consultabili tramite scanner; con l’apparecchio si può anche telefonare. «In futuro potremo ricevere messaggi anche sullo scanner».

Se Markus Peter deve telefonare, lo fa spesso con lo smartphone: è questione di abitudine. Come tutti i conducenti di AutoPostale e i fattorini, nemmeno lui ha un indirizzo di posta elettronica aziendale: «Tanto non mi serve; il nostro lavoro ci porta ad essere sempre per strada», afferma.

Un ufficio tecnologico

Molto diversa è la situazione dei collaboratori che trascorrono le giornate lavorative per lo più in ufficio. Per loro l’e-mail è uno strumento di lavoro fondamentale. Se il programma di gestione delle e-mail non funziona, devono ripiegare su Skype o sul telefono. I documenti vengono archiviati sul tool di intranet «PostConnect», in modo che anche i colleghi vi possano accedere. Appuntamenti e prenotazioni delle sale riunioni avvengono tramite la funzione Calendario online, mentre per scambiarsi brevi messaggi si utilizza Skype. Le news del gruppo vengono comunicate via intranet. Senza i computer saremmo spacciati.

Nonostante la tecnologia sia ormai indispensabile, anche nel lavoro d’ufficio di tutti i giorni non si potrebbe fare a meno della comunicazione verbale. Alcuni team svolgono riunioni quotidiane per essere sempre aggiornati e spesso ci si scambia informazioni di persona perché è il modo più veloce.

L’organizzazione delle postazioni di lavoro nella sede principale a Berna Wankdorf incentiva uno scambio diretto di informazioni verbali. Si è seduti in spazi aperti, non vi sono più postazioni di lavoro fisse e ogni mattina ci si cerca un posto alla scrivania. Questa situazione può richiedere un adattamento, ma ogni volta si è seduti accanto a persone diverse. All’inizio ci si presenta, poi magari ci si confronta su questioni specialistiche. In questo modo, invece di isolarsi in un ufficio individuale, si parla con i colleghi.